Copiebel SC respecte votre vie privée et met tout en œuvre pour que ses ayants droit puisse lui confier leurs données à caractère personnel dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Copiebel SC est responsable du traitement de ces données au sens du RGPD.

La politique en matière de protection de la vie privée de Copiebel

Copiebel est une société de gestion collective qui répartit entre les éditeurs belges les droits qui leur reviennent suite au préjudice encouru par la reproduction et le prêt de leurs publications.

Dans le cadre de sa mission légale et statutaire, Copiebel traite des données personnelles de personnes physiques, qu’il s’agisse de personnes physiques elles-mêmes bénéficiaires des rémunérations ou de personnes physiques agissant en tant que personnes de contact d’une personne morale.

Le traitement de ces données par Copiebel, sera réalisé en stricte conformité avec le RGPD.

Pour tout contact au sujet de cette déclaration de confidentialité, vous pouvez envoyer un mail à copiebel@copiebel.be.

Données à caractère personnel traitées par Copiebel

Les données personnelles sont toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Copiebel traite les données à caractère personnel qui sont raisonnablement nécessaires à l’accomplissement de ses missions légales et statutaires, et plus particulièrement la perception, la gestion et la répartition des droits.

Copiebel peut traiter entre autres les données à caractère personnel suivantes :

• Les données d’identification : nom, prénom, titre, nationalité, langue … ;
• Les coordonnées :  adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone … ;
• Les données financières : numéro de compte (IBAN), numéro d’entreprise, numéro de TVA … ;
• Les données à caractère personnel communiquées à l’occasion de la participation à des formations, des événements ou des rencontres : présence, matériel visuel …. ;
• Le feedback recueilli dans le cadre d’enquêtes menées auprès des ayants droit, ainsi que tous autres témoignages, remarques et suggestions ;
• Les informations liées à l’utilisation du site de Copiebel (adresse IP, par exemple) ;
• Toutes autres données à caractère personnel communiquées par les ayants droit de Copiebel ou susceptibles d’être collectées par Copiebel dans le cadre des finalités et sur la base des fondements tels que précisés ci-avant.

Copiebel dispose de ces données à caractère personnel parce que vous les lui avez fournies, par le biais de vos déclarations annuelles ou par courrier électronique, par exemple.

Finalités du traitement des données à caractère personnel

Copiebel est le responsable du traitement des données à caractère personnel. A ce titre, elle s’engage à ce que les données soient traitées de manière loyale et licite et uniquement dans le cadre des finalités visées ci-après :

• Perception, calcul, gestion et répartition des droits ;
• Traitement dans le cadre des contrats en cours ou envisagés : contrats de licence, mandat de gestion, conventions de représentation … ;
• Information sur les activités de la société ;
• Promotion des ayants droit et de leurs activités sur les réseaux sociaux ;
• Pour satisfaire aux obligations contractuelles, juridiques et légales qui nous incombent.

Le traitement de vos données à caractère personnel repose sur un ou plusieurs fondements juridiques suivants :

• L’exécution d’une convention contractuelle ;
• Le respect d’une obligation légale ;
• Un intérêt légitime ;
• Votre consentement dans la mesure où il est requis dans des situations spécifiques.

Destinataires des données à caractère personnel

Vos données sont destinées uniquement à Copiebel ou à ses partenaires dans le cadre de ses missions statutaires et légales en tant que société de gestion (par exemple le commissaire-réviseur, le service comptable, les sociétés de gestion partenaires, des instances officielles comme le Service de contrôle des sociétés de gestion et le SPF Finances, d’autres fournisseurs auxquels nous sous-traitons certains services IT ou de soutien). Si vos données sont transmises à d’autres tiers, votre consentement exprès est toujours requis.

Copiebel s’assure que les sous-traitants et partenaires externes qui traitent des données personnelles pour elle ou qui sont (conjointement) responsables du traitement des données, respectent les dispositions du RGPD et garantissent le même niveau de protection qu’elle-même. A cet effet, Copiebel exige une garantie contractuelle de la part de ces sous-traitants le plus importants, selon laquelle ils traiteront vos données exclusivement dans le but autorisé, avec la discrétion et la sécurité requises.

Vos données pourront également être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

Sécurité des données à caractère personnel

Afin de protéger au mieux vos données à caractère personnel, Copiebel s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures raisonnables et impose de bonnes pratiques destinées à éviter la perte, l’usage abusif, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’altération de vos données à caractère personnel.

Copiebel garantit un niveau de protection suffisant pour l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, tant sur le plan technique que sur le plan organisationnel.

En tant que société de gestion, Copiebel est légalement tenue au secret professionnel.

Copiebel enregistre les données à caractère personnel importantes et/ou sensibles sur des serveurs sécurisés.

Conservation des données à caractère personnel

Copiebel ne conserve vos données que pour une durée qui n’excède pas celle qui est nécessaire aux finalités décrites ci-avant, à savoir les missions légales et statutaires qui lui incombent et, spécifiquement, la gestion et la répartition des droits. Au-delà, vos données sont effacées, rendues anonymes ou conservées à des fins exclusivement statistiques et ne donnant lieu à aucune exploitation, de quelle que nature que ce soit.

Les données à caractère personnel  sont effacées à l’échéance des délais légaux de prescription et de conservation de 10 ans qui sont d’application à la gestion collective des droits d’auteur, ou après 5 ans à compter de la fin d’un dossier de litige.

Copiebel tient au mieux à jour les données à caractère personnel qu’elle traite et les efface ou les rectifie au besoin.

Vos droits

Dans le cadre de la réglementation en vigueur, Copiebel garantit et facilite l’exercice de vos droits en tant que personne physique concernée qui vous sont conférés par le RGPD. Et en tant que personne concernée par les traitements de données, vous bénéficiez des droits suivants :

• Droit à l’information (concernant les finalités, base légale, destinataires, …)
• Droit d’accès et de consultation (droit de recevoir une copie de vos données)
• Droit à la portabilité (droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et de les transmettre à un autre responsable, dans la mesure où ce droit à la portabilité est prévu par la réglementation en vigueur)
• Droit de rectification (pour les données à caractère personnel qui sont inexactes)
• Droit à l’effacement (étant entendu que, dans certaines circonstances, Copiebel est tenue de conserver vos données (pour une durée plus longue) afin de respecter les obligations juridiques et légales qui lui incombent)
• Droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel
• Droit de retirer votre consentement pour certains traitements
• Droit d’opposition (droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel pour des raisons graves et légitimes ou à la communication de vos données à des tiers pour autant que ce transfert ne soit pas nécessaire à Copiebel pour la réalisation de ses missions légales et statutaires).

Vous pouvez exercer vos droits via les informations de contact ci-après.

Enfin, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de de contrôle concernant les traitements de vos données personnelles. Il s’agit de :

Autorité de protection des données (APD)

• +32 (0) 2 274 48 00
• +32 (0) 2 274 48 35
• contact@apd-gba.be
• https://www.autoriteprotectiondonnes.be